On accède en ligne à l'espace de partage de Board à partir de n'importe quel terminal. (Crédit : Klaxoon)
L'avénement du télétravail appelle à créer d'autres catégories d'outils de partage et de collaboration. Klaxoon lance Board, un espace de travail visuel pour simplifier et structurer les réunions au sein de l'entreprise et avec les clients et partenaires.
La façon d'aborder les réunions à distance se transforme, sans doute durablement, avec l'aménagement du télétravail entraîné par la crise sanitaire. Apporter des fonctionnalités simplifiant la collaboration s'impose pour les fournisseurs de solutions spécialisées tels que Klaxoon. Depuis 2014, cet éditeur rennais conçoit des outils d'animation de réunion (MeetingBoard ou la box qui apporte son propre réseau wifi) directement accessibles sur smartphone pour travailler en groupe, soumettre des idées ou voter pour des propositions. La société compte désormais 4000 organisations clientes de toute taille (entreprises du CAC 40, TPE/PME, ETI, universités, administrations, ONG...), avec une forte accélération de l'utilisation des outils en ligne au moment du confinement, le nombre d'équipes actives passant de 1000 à 5000 par jour.
Dans ce contexte, Klaxoon a revisité en conséquence sa technologie et lancé il y a quelques jours sa solution Board, testée en version bêta par de nombreux utilisateurs pendant l'été. Cet espace de travail en ligne fournit un environnement très visuel de participation dans lequel chacun peut intervenir pour insérer ses propres éléments, suggestions ou visuels. Pour structurer les échanges, une bibliothèque de modèles de réunions prêts à l'emploi est disponible, inspirés des méthodes agiles et adaptés aux différents modes d'échange : réunions quotidienne ou hebdomadaire, gestion de projet, atelier de travail, brainstorming ou design thinking. Les utilisateurs sont guidés dans leurs premiers pas pour les mettre en place.
Visioconférence à faible bande passante intégrée
Depuis Board, on peut lancer des outils de visioconférence externes (Teams, Zoom, Webex ou Meet) ou synchroniser les utilisateurs de Board à partir des propres fonctionnalités visio de l'outil, intégrées sur 10% de l'écran (avec une faible bande passante) pour laisser davantage de place aux contenus de travail. Il est possible de fixer des durées de conférence pour concentrer l'attention de chacun sur 15 ou 30 minutes, par exemple, ces durées pouvant être étendues le cas échéant.
Parmi les exemples d'utilisation, la réunion matinale propose un cadre d'échange de 15 minutes pour partager l'information de manière très synthétique sur un semainier. (Crédit : Klaxoon)
« Board permet de collaborer de manière visuelle pour mieux se comprendre, il peut être utilisé dans des contextes très larges, avec une capacité à partager très rapidement des éléments et à en garder la trace », nous a exposé Matthieu Beucher, fondateur et président de Klaxoon. « On positionne librement les idées sur l'espace partagé en ajoutant des styles de design et lorsqu'il faut structurer les échanges, on peut accéder à des centaines de modèles comme la matrice Swot et d'autres méthodes très efficaces ou encore créer ses propres modèles ». Les participants à la réunion peuvent passer d'un mode de vue à l'autre : Board pour poser les idées à plat, Colonne pour visualiser les idées en mode projet et Liste pour trier les idées selon les critères. Il est aussi possible d'ouvrir plusieurs boards à la fois avec l'outil de pilotage. Enfin, l'espace accueille également des liens vers des applications telles que Dropbox ou Salesforce.
Board est accessible à partir de 9,90 euros par mois par collaborateur en incluant la visioconférence. L'application a vocation à dépasser le cadre des équipes d'une entreprise pour être utilisée plus largement avec des partenaires ou des clients. Dans 95% des cas, les équipes utilisant les outils de Klaxoon regroupent une quinzaine de personnes, d'où le choix de l'éditeur de limiter à 15 le nombre de participants à la visioconférence de Board. Il est possible en revanche d'inviter (hors visio) quelques centaines d'utilisateurs lors d'une présentation s'appuyant sur Board. L'an dernier, la société Klaxoon a été intégrée au label Next40 constitué par l'Etat, ensemble d'éditeurs de logiciels français ayant investi des marchés prometteurs.
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