Yves Rocher dématérialise ses factures

Les magasins de cosmétiques, de décoration et d'habillement du groupe sont désormais facturés de manière dématérialisée. Les coûts administratifs et les délais ont été fortement réduits.

Le Groupe Yves Rocher réalise un chiffre d'affaires de plus de deux milliards d'euros grâce à ses 16 000 collaborateurs. Il comprend 8 marques de cosmétiques (Yves Rocher, Dr Pierre Ricaud, Daniel Jouvance, Kiotis, Flormar), de décoration (Stanhome) et de l'habillement (Petit Bateau). La chaîne de magasins Yves Rocher France comprend 600 magasins, principalement des indépendants en franchise, qui reçoivent du groupe chaque année, en tout, 140 000 factures et 60 000 avis de paiements. Un demi-million de pages étaient imprimées puis jointes aux livraisons avec un délais d'au moins une semaine voire envoyées par courrier postal. Les factures étaient ensuite transmises par les magasins à leurs cabinets comptables respectifs pour traitement.

Pour optimiser ce lourd processus, le groupe a cherché une solution de dématérialisation. Cette solution devait convenir non seulement au groupe, factureur, mais aussi aux magasins et aux cabinets comptables. A cela s'ajoute la difficulté que les magasins peuvent aussi émettre des factures à l'attention du groupe, factures qui sont généralement éditées par le groupe lui-même en vertu d'un mandat de facturation. Il s'agissait donc de dématérialiser, en termes de processus, des factures clients et des factures fournisseurs.

Le groupe, après consultation du marché, a retenu Clear'Invoice d'Accelya. Le stockage fiscalement opposable a été confié à CDC Arkhinéo. La dématérialisation a été mise en place en 2012.

Désormais, la facturation se fait à J+1. La prévision de trésorerie en est facilitée pour les magasins. Le système permet l'enregistrement automatique des factures dans les systèmes comptables et le portail fournit des informations récapitulatives.

Le coût du projet n'a pas été révélé. Mais son extension à l'ensemble de l'Europe est en cours