Avis d'expert : Vidéoconférence, abolir la distance pour gagner en productivité

En temps de crise, la vidéoconférence peut être vue comme un moyen de diminuer les coûts de transports et d'hébergement liés aux voyages d'affaires. Et si, en plus, ce nouveau mode de communication permettait de gagner en productivité ?

Qu'elle remplace les voyages d'affaires, les déplacements dans une filiale, chez un client, ou les trajets quotidiens domicile-bureau en favorisant le télétravail, tout ce temps non passé dans les transports est du temps gagné pour l'entreprise et/ou pour la vie privée. 

Chaque jour devient travaillé! Finis les temps de transits. Finis également les agendas surchargés avec un maximum de rendez-vous sur quelques jours pour optimiser son temps et rentabiliser le déplacement. Les trois jours bloqués toutes les douze semaines peuvent devenir des réunions mensuelles via le système de vidéoconférence. Ces réunions plus fréquentes peuvent accélérer les prises de décisions pour des résultats plus rapides. De plus, il devient facile d'organiser une collaboration ponctuelle avec un autre service, en faisant intervenir des expertises géographiquement éloignées dans une conférence vidéo, par exemple.

En abolissant les distances, la vidéoconférence fait également disparaître certains freins aux rencontres, tout en créant plus de lien qu'un simple échange téléphonique, et ce grâce à un outil, la vidéoconférence, désormais aussi accessible et disponible qu'un simple téléphone.

Par exemple, si un grand dirigeant rencontre rarement chaque collaborateur de sa société, surtout s'il dirige un groupe international, une vidéoconférence est facile à organiser avec chaque site ou chaque équipe. Elle enlève le côté formel tout en apportant de la convivialité, de quoi impliquer davantage le collaborateur, et mieux diffuser  les messages.

Les collègues d'un autre pays peuvent aussi se joindre à un rendez-vous client, sans devoir accorder les agendas des semaines ou des mois à l'avance.  Cela renforce et enrichit la relation client, en particulier en temps de difficulté ou de projet important.

Quant aux formations à distance, leur efficacité est accrue avec l'usage de la vidéoconférence. Les outils actuels de vidéoconférence permettent de partager du contenu et le formateur peut juger de l'attention de son auditoire, grâce à la grande qualité d'image et de son des technologies actuelles. La qualité y est d'ailleurs pour beaucoup dans l'intérêt du cours à distance, afin de garder l'élève attentif.

La vidéoconférence encourage également le télétravail. Combien de métiers nécessitent juste un téléphone et internet ? La vidéoconférence ajoute la capacité à faire des réunions sans aller au bureau. Or, une étude du cabinet de conseil Greenworking1, remise à Eric Besson alors qu'il était ministre, montrait un gain de productivité de 22% chez les télétravailleurs.

Avec la vidéoconférence, tout s'accélère. Dans un monde ou la réactivité et l'agilité sont des atouts capitaux, elle devient un facteur de compétitivité important.