66% des PME envisagent de réduire leurs volumes de pages imprimées dans les trois années à venir. Dans cette population, 48% des sondés envisagent une baisse comprise entre 10% et 25% des sorties papier. Illustration : IDC
Soucieuses d'imprimer moins, les petites et moyennes entreprises voient la dématérialisation comme un des moyens d'y parvenir. Elles se révèlent néanmoins encore mal dotées dans ce domaine, où elles misent sur les fournisseurs de systèmes d'impression et leurs partenaires pour progresser.
L'évolution des pratiques des PME vis-à-vis du papier se traduit par une baisse du nombre d'impressions qu'elles réalisent. Certes, le phénomène n'est pas nouveau. Mais une récente étude réalisée par IDC pour le compte du SNESSII* montre qu'il continue de prendre de l'ampleur dans des entreprises qui doivent accompagner ce changement par l'adoption de nouveaux outils. En effet, parmi les 160 organisations de 50 à 499 salariés interrogées par le cabinet d'études, la grande majorité (66%) envisage de réduire ses volumes de pages imprimées dans les trois années à venir. Dans cette population, 48% des sondés envisagent une baisse comprise entre 10% et 25% des sorties papier, et 29% tablent même sur des coupes allant de 26% à 50%.
Le premier facteur qui va contribuer à ce mouvement est la dématérialisation croissante des documents dans les PME. Les considérations environnementales arrivent en seconde position, devant la recherche d'économie. Pas sûr que cela aurait été le cas il y a encore quelques années. Quant au télétravail, il n'est cité qu'en quatrième facteur de baisse du nombre d'impressions, du fait d'un essor insuffisant pour peser réellement.
La GED, premier outil au service de la baisse des impressions...
En matière de dématérialisation, les PME sont 41% à placer le déploiement d'une solution de GED comme le premier contributeur à une baisse des volumes d'impression. Viennent ensuite et dans l'ordre la réduction du nombre de systèmes d'impression en place (28%), la location de ces matériels plutôt que l'achat (25%), l'usage d'applications de travail collaboratif basées sur l'échange de documents dématérialisés (25%), et la baisse pure et simple du nombre de pages imprimées (23%). Il faut également citer le recours à des produits reconditionnés qui captent 18% de réponses. 37% des PME étudiées se disent d'ailleurs prêtes à en acquérir et 18% l'ont déjà fait. Le constat globalement le même en ce qui concerne l'achat de cartouches remanufacturées que 28% des entreprises utilisent déjà.
Mettre en place une solution de dématérialisation et l'exploiter au sein d'une PME n'est toutefois pas si simple. Dans l'étude d'IDC commandée par le SNESSI, 56% des entreprises se heurtent à la culture encore vivace du papier, à la résistance au changement (Pour 70% des sondés), au temps passé à numériser (48%) et au fait que les volumes de documents qu'elles reçoivent encore au format ne diminue pas (39%). Pas étonnant, donc, que 67% soient conscientes qu'il existe encore des marges de progression en leur sein en termes de dématérialisation de leurs documents. Un certain optimisme règne toutefois, puisqu'elles sont aussi 67% à anticiper une hausse du nombre de pages scannées dans les trois années à venir.
... mais présent dans 52% des PME seulement
Pour parvenir à ce résultat, les PME vont devoir mieux s'équiper. Parent pauvre de leur stratégie de dématérialisation, les solutions d'automatisation des tâches répétitives (le fait de scanner un document, par exemple) ne sont utilisées que par 19% d'entre elles et 66% ne projettent pas de s'en doter. Parmi les solutions déjà plus diffusées mais loin d'être en place dans toutes les entreprises, on trouve les logiciels de « capture, reconnaissance, nommage, et classement des documents » (déployés chez 33% des sondés), les solutions de workflow (36%) et de Coffre-fort électronique (44%). Les solutions de stockage et de partage de documents dans le cloud (53%) et les solutions de GED (52%) sont déjà plus utilisées. Finalement, ce sont les outils de signature électronique qui sont les plus répandus (60%).
Disposant rarement de ressources pour gérer leur informatique, les PME doivent donc souvent solliciter un accompagnement externe pour parvenir à imprimer moins. Près de 60% d'entre elles se disent intéresser par les conseils que peuvent leur apporter les fournisseurs de systèmes d'impression en matière d'impact environnemental des imprimantes et copieurs qu'elles utilisent. Elles sont aussi 48% à être intéressées par leurs conseils sur l'optimisation des coûts d'impression et la dématérialisation de documents. A l'heure actuelle, seules 27% des PME sont équipées d'un logiciel permettant de mettre en place une politique d'impression et de suivre les coûts. En outre, elles ne sont que 10% à envisager d'en acquérir. Celles qui en sont déjà dotées ou projettent de leur faire misent à 66% sur des logiciels installés sur site, contre 34% dans le cloud.
Bon nombre des PME confieraient aussi leur IT aux acteurs de l'impression
53% des PME se montrent également intéressées par les services managés que les fournisseurs et prestataires en systèmes d'impression peuvent leur proposer. Parmi elles, 74% sont prêtes à faire confiance à ces tiers pour leur fournir et gérer une solution de dématérialisation de documents. D'après l'étude, la confiance que certaines PME pourraient accorder aux fournisseurs de solutions d'impression et à leurs partenaires pourraient même aller au-delà du spectre de la dématérialisation. Elles sont en effet 49% à se dire prêtes à leur confier la fourniture et la gestion des applications métiers de gestion, 46% à se prononcer de la même façon pour les logiciels et services de sécurité informatique, ou encore 44% à l'envisager pour leurs équipements en PC et logiciels associés. Pour chacun de ces items, le solde des répondants n'envisage pas du tout le recours aux acteurs de la bureautique.
*Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d'Information et d'Impression
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