La GED en mode SaaS plébiscitée par seulement 10% des entreprises

Selon le baromètre Canon, 78% des répondants jugent qu'il faut installer la GED sur un serveur local. (crédit : D.R.)

Selon un baromètre réalisé par Canon, 36% entreprises françaises sont équipées d'une solution de gestion électronique de documents. Selon elles, 69% de leurs factures s'échangent au format papier contre 22% par mail.

Intéressé au premier chef par la question, le constructeur Canon a réalisé un premier baromètre de la GED dans les entreprises françaises. Certes, celui-ci se base sur une enquête auprès d'entreprises de toutes tailles. Mais il n'en demeure pas moins que la gestion dématérialisée des documents reste souvent un rêve plutôt qu'une réalité.
Ainsi, 36% des organisations seulement sont équipées d'une GED. Mais 80% estiment qu'il s'agit d'un enjeu majeur. Les deux freins soulevés sont, d'une part, le changement des habitudes de travail (65% des répondants) et le manque d'implication des décideurs fonctionnels (33%).

Dématérialisation et GED ont d'ailleurs des bénéfices bien identifiés. 81% des répondants estiment que ces technologies permettent des gains de temps, 76% une meilleure traçabilité, 53% une plus grande qualité des processus et 50% une collaboration renforcée dans l'entreprise. Deux aspects sont privilégiés : l'ergonomie simple, le plus possible avec intégration dans les applications métier, et l'accès mobile.

La finance responsable de nombreux flux papier

Pointée du doigt, la masse des documents comptables est encore largement manuelle. 69% des factures s'échangent au format papier contre 22% par mail, 2% par fax et 7% via un portail web ou un flux EDI. 88% font encore de la saisie manuelle des factures pour les incorporer dans le système d'information, opération non seulement chronophage (donc coûteuse) mais aussi source d'erreurs et donc de litiges. 11% pratiquent en interne l'OCR (reconnaissance optique des caractères) et 6% confient les factures à des prestataires.
La GED est vue essentiellement comme un outil à installer en local. 78% des répondants jugent en effet qu'il faut l'installer sur un serveur local pour des raisons de souplesse et de sécurité. 10% sont prêts à recourir au SaaS.

A PROPOS DE L'ÉTUDE

Le premier baromètre de la GED du constructeur Canon a été réalisé à partir d'une enquête réalisée en 2014 auprès de 600 entreprises françaises. 23% de l'échantillon sont des entreprises de service, 17% du secteur industriel, 17% appartiennent au secteur public et 15% au commerce. Toutes les tailles d'organisations ont été interrogées, y compris les TPE.
Un baromètre est prévu annuellement.

Par Bertrand Lemaire

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Commentaires

novaxel Aujourd'hui plus 80 % des documents envoyés et reçu ... le sont par mails... Et là commence "la gymnastique cérébrale" quotidienne : - 1er classement dans mes répertoires messageries et/ou - 2ème classement dans mes répertoires Windows, pour la pièce jointe et/ou - 3ème classement dans mon dossier papier .... après impression ! Sachant que ce mail ultra confidentiel, peut être visible par tout le monde ... Et lorsque le message "votre boite à lettre est pleine à 98 %" ... mon cœur chavire ... Commande au "petit Papa Noel" : une ged juste pour classer mes mail !

cubizolles « Tout passe dans la GED ! » s’exclame sans hésiter Stéphanie Rheims de Oc'Via et avec une pointe de satisfaction. « Personnellement, j’éprouve de nombreuses fois par jour le plaisir simple et réel de copier-coller un document numérisé dans un message électronique en deux ou trois clics de souris et une poignée de secondes pour l’expédier à un correspondant. Le travail est devenu si simple et tellement fluide... » Les responsables de la société Oc’Via ont identifié trois principaux avantages tirés de la ged : 1. La sécurisation des données 2. La facilité des opérations de rediffusion des informations vers les interlocuteurs 3. La traçabilité des échanges Oc’Via est en charge du projet de réalisation du maillon ferroviaire qui permettra de relier Montpellier à Paris en moins de trois heures.

joulia “En l’espace de quelques mois, nous avons déjà classé plus de 30 000 documents comptables, juridiques, sociaux et fiscaux, émis et réceptionnés. Les documents sont rangés de manière logique et classés automatiquement dans le bon fichier client, à l’intérieur du bon classeur numérique, ce qui nous fait gagner un temps considérable en termes de recherche documentaire !” “L’autre atout de la GED novaxel réside dans le fait que n’importe lequel de nos 90 collaborateurs peut accéder à un fichier archivé par l’un de ses collègues, le consulter ou le modifier. Cet outil facilite grandement le travail collaboratif de nos équipes dans un environnement sécurisé.” Pierre Billet - AXENS - un expert-comptable avec vous.

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