Selon Infotrends, les entreprises impriment en moyenne 5000 pages par mois. (Crédit D.R)
Deux études récentes montrent à quel point les entreprises travaillent encore à l'aide du papier, via des imprimantes, des scanners et autres équipements bureautiques. Est-ce une si mauvaise chose ?
L'impression, la numérisation et toutes les autres activités reposant sur l'utilisation du papier on toujours cours et se portent même bien dans les entreprises. Même si le gargantuesque multifonction est de plus en plus écarté - en partie parce que les employés ne veulent plus lâcher leur poste de travail pour aller chercher une copie - les organisations restent dépendantes du papier pour effectuer leurs tâches quotidiennes. C'est en tous cas ce qu'indiquent les récentes études des cabinets Wakefield Research et d'Infotrends, commandées par le fabricant Brother.
D'après les résultats de celle réalisée par Wakefield Research, 73% des décideurs dans les entreprises de moins de 500 personnes impriment au moins quatre fois par jour. Focalisée sur les flux documentaires des entreprises de plus grandes taille, l'étude d'Infotrends montre que l'impression de factures et de notes de services ont toujours cours, principalement dans des départements comme les RH, la comptabilité et le juridique. Infotrends précise que les entreprises dépensent ainsi au minimum 27 000 dollars par an en systèmes de gestion des documents et en maintenance, avec une moyenne de 5000 pages imprimées par mois.
Une évolution des espaces de travail
L'une des plus intéressantes tendances observées par les cabinets d'études est l'évolution des espaces de travail. Jeff Sandler, un porte-parole de Brother, évoque le fait que les entreprises déplacent les systèmes d'impression et de numérisation du grand hall et des bureaux individuels des employés vers des espaces plus accessibles à des petits groupes de travail. « Dans la majorité des cas, les gens débarrassent leur bureau et se séparent du multifonction centralisé dans le hall parce qu'ils ne veulent plus avoir à se déplacer trop loin pour récupérer une impression », analyse Jeff Sandler. Nous ne préconisons pas un abandon des imprimantes ou des multifonctions. Mais nous avons observé que les petits groupes de travail utilisent plutôt du plus petit matériel proche de leur espace de travail ».
Randy Dazo, directeur du cabinet Infotrends, dit que le papier est toujours le support de la majorité des échanges documentaires en entreprise. « Les sociétés utilisent le papier pour échanger des informations, pour les transactions légales et la mise en conformité avec les standards en interne ou en externe. Le papier est le plus petit dénominateur commun pour saisir et stocker des informations. » Il explique en outre que l'espace de travail moderne se divise en deux catégories distinctes. Dans la première, les employés utilisent l'impression ou la numérisation de documents pour des activités externes ou pour des procédures ad hoc. Ils utilisent peut-être un multifonction centralisé pour effectuer ces tâches parce que c'est plus « dans l'air du temps » de scanner une note de frais, de convertir des documents imprimés en PDF pour une réunion, ou même de numériser un email imprimé.
L'autre catégorie d'espace de travail moderne est dédiée aux procédures administratives, plus standardisés et structurées, comme les RH, la comptabilité ou le service juridique. Dans ce cadre, l'impression et la numérisation deviennent une part des échanges quotidiens avec la numérisation des bons de commandes ou l'impression des factures.
La transformation numérique en cause
Une autre tendance intéressante au sujet de l'impression, de la numérisation et de la copie est que ces activités ont initialement connu une hausse lorsque l'accès à internet s'est généralisé. Pour Ken Weilerstein, vice-président de la recherche chez Gartner, cela tenait au fait que le nombre de contenus disponibles en ligne, et donc imprimables, avait explosé. Aujourd'hui, les employés impriment en moyenne 400 pages par mois, selon lui. De nombreuses entreprises ont découvert de nouveaux moyens de stocker des documents en ligne pour limiter la consommation du papier mais il n'est pas possible de se séparer totalement de l'impression ou de la numérisation, analyse-t-il. « Le papier est transportable, universel et c'est le moyen le plus familier pour partager et annoter des documents », observe l'analyste. « Le papier est considéré comme un moyen universel de validation de contrat et pour d'autres documents légaux, de plus, les signatures sur papier sont, quoi qu'il arrive, plus acceptées que les signatures électroniques ».
Keith Kmetz, vice-président pour la numérisation, l'impression et la gestion documentaire chez IDC, observe que de nombreuses entreprises ont adopté l'idée de consommer moins de papier. Ce qui veut dire que la majorité des procédures internes sont entièrement digitales. Mais les procédures extérieures à l'entreprise, elles, ne le sont pas toujours. Elles nécessitent d'imprimer des documents et de les numériser, car c'est le moyen de les intégrer dans un système de stockage numérique.
Autre point relevé par Jeff Sandler de Brother : la montée en puissance des mobiles et des tablettes rend les entreprises plus dépendantes du papier. Une conclusion à priori paradoxale mais qui fait sens puisque les systèmes d'information sont entièrement digitaux, donc les employés ont besoin d'un moyen d'introduire les documents facilement dans leurs tablettes et smartphones. L'homme poursuit en expliquant que les entreprises continuent à numérisent des formulaires d'assurance, transforment en PDF des classeurs pour les utiliser sous forme de slide sur iPad, ou importent des documents signés sur des mobiles. Le phénomène de la mobilité en entreprise a créé un nouveau besoin de digitalisation des documents et les rend plus facilement disponibles.
La survie du fax
Le fax est, lui aussi, toujours un maillon du flux d'information dans les entreprises. Même si son usage diminue rapidement, Ken Weilerstein explique qu'il y a encore de grosses différences entre la gestion documentaire des grands groupes et celle des PME. Le fax permet de combler ce fossé. L'année dernière, IDC a mené une enquête pour savoir pourquoi les entreprises utilisent encore le fax. D'une manière générale, le cabinet a constaté que certaines entreprises l'utilisent plus ou moins, mais son utilisation reste relativement faible. Dans la plupart des cas, l'envoi de télécopie reste un pan des systèmes d'échanges en raison de ses faibles coûts, sa simplicité, la facilité de suivi qu'il offre et pour sa sécurité. Pour le cabinet, il n'est pas prêt de disparaître avec de tels atouts. Ce qui pourrait signifier qu'il est nécessaire de repenser certaines stratégies sur la gestion centralisée des documents. Les employés des départements les plus rigides pourraient encore compter sur le fax et avoir besoin d'un appareil qui le supporte, tandis que les métiers ont peu de chance de l'utiliser.
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