au coeur de l'intranet de l'entreprise

(21/10/03) - Le ton est donné. « Microsoft Office System n'est pas une simple suite bureautique c'est un environnement de travail collaboratif permettant à tous les utilisateurs d'avoir un accès permanent aux informations de l'entreprise » remarque Olivier Lanilis, chef de produits chez Microsoft France. Dans Microsoft Office System, on trouve des serveurs (Office Project Server, Office SharePoint Portal et Office Live Communications Server), des services (Office Online et Office Live Meeting), des solutions (de la gestion de projets, du décisionnel, du CRM) développées pour des besoins précis avec l'aide des partenaires (essentiellement des SSII et des ISV), sans oublier les applications dont la nouvelle suite bureautique Office 2003. L'axe prioritaire pour Microsoft avec Office System est claire : accroître le travail collaboratif. Par exemple, l'éditeur a crée SharePoint Services, une plate-forme maison de GED (Gestion électronique de document) via laquelle, il offre aux utilisateurs la possibilité de créer aisément des sites Web accessibles sur Internet ou en intranet. Cette plateforme comprend un certain nombres d'outils comme le partage et contrôle en temps réel des documents Excel ou Word, un système de gestion des versions de fichiers, des groupes de discussion ou encore des listes de tâches. Toutefois, la grande nouveauté d'Office System est la nouvelle version de la suite bureautique Office 2003. Commercialisée à partir du 21 octobre, cette nouvelle mouture repose sur le support de XML en natif, un enjeu majeur pour Microsoft qui souhaite pour sa suite qu'elle soit utilisé comme une solution de communication avec l'intranet de l'entreprise. Notons que XML est déjà adopté par les suites concurrentes Open Office et Star Office. Pour le reste, la version 2003 est une évolution d'Office XP avec deux nouvelles applications OneNote, un outil de prises de notes évoluée et Infopath (ex Xdocs) pour créer des formulaires en XML. InfoPath fournit une interface graphique qui permet de générer en toute simplicité des formulaires (notes de frais, congés, bon de livraison, bon de commandes, etc.) en masquant la complexité du format XML. Quant à OneNote, il s'appuie sur la technologie Recognizer Pack intégrée dans Windows XP édition TabletPC qui permet de convertir l'écriture manuscrite en note numérique avec synchronisation de la voix. OneNote est vraiment utile si l'on dispose d'un Tablet PC doté d'un stylet sinon la prise de notes à l'aide du clavier est toujours possible mais l'intérêt en reste assez limité. Outlook de son coté bénéficie d'une profonde remise à jour avec des nombreux outils de classement et de traitement des documents, la création de dossiers de recherche virtuels par exemple pour regrouper tous les messages d'un correspondant. Bien, d'autres nouveautés sont implémentées mais elles sont mineures comme Office Picture Manager qui permet de gérer ces images ou ces photos. Microsoft souhaite également renforcer la sécurité des données dans cette version. Pour se faire, l'éditeur intègre une technologie baptisée IRM (Information Right Pmanagement) qui rassemble un certain nombre de fonctions pour verrouiller les documents (interdiction à la copie, à l'impression ou encore l'attribution au document une date d'expiration. six versions d'Office 2003 Six versions d'Office seront commercialisées, ce qui va accroître la complexité du choix des entreprises, d'autant qu'il est déjà difficile pour ces mêmes entreprises de gérer les problématiques de licences. Aujourd'hui, la politique de licences de Microsoft se résume en trois cas. Le premier est tout simplement l'achat de la boite ou des mises à jour. Le deuxième cas est l'achat en OEM avec une machine et enfin, le troisième est un contrat de licences en volumes. Pour les entreprises équipées de 500 postes et plus, le prix de la licence est négocié en fonction du nombre de postes. Enfin, la très controversée software assurance (qui représente 25% du prix de la licence) s'enrichit depuis début septembre de nouveaux services comme le support technique gratuit, un service de formation en ligne ou encore la possibilité d'utiliser Office pour un usage personnel. Entre la négociation des prix des licences pour les grands comptes et l'offre de nouveaux services, Microsoft espère ainsi conserver son monopole sur les suites bureautiques.