Ref : Office One Documents v7.5
Marque : Issendis
Prix : A partir de 4000 € HT pour 10 utilisateurs
Distribution : En direct auprès du fournisseur
Site internet : http://www.issendis.com/
Jusqu'ici, l'intégration d'un document dans la solution de GED d'Issendis devait être réalisée manuellement, ou automatiquement mais de façon unitaire, par les utilisateurs. Avec le lancement de la version 7.5 d'Office One Documents, l'éditeur simplifie ce processus en intégrant le module LAD v.1 à son application. L'outil permet d'automatiser la lecture, le classement et la distribution des documents numérisés au format PDF.
En pratique, une fois disponibles au format de fichier PDF, les documents sont traités par un OCR basé sur la technologie de l'éditeur Nuance. L'opération permet de reconnaître des informations qui vont être recoupées avec des critères de classement préalablement définis par les utilisateurs du module LAD v.1. A titre d'exemple, un numéro de RCS présent dans un document aboutira à son classement dans un répertoire spécifiquement créé pour un fournisseur. La présence d'autres mots clé dans le même fichier peut ensuite permettre de l'orienter vers des sous-répertoires, liés à ce fournisseur, pour l'inventorier selon sa nature (facture, bon de livraison, relance de paiement...). « Ce procédé est tout particulièrement indiqué pour les documents entrant dans l'entreprise de façon répétitive et dans un certain volume», indique Alain Curt, le directeur commercial d'Issendis.
Dans le cas où un critère ne serait pas complètement reconnu, les documents sont rejetés du processus de classement pour être stockés dans un espace spécifique où ils restent à disposition. Cette situation ne devrait pas être rencontrée en cas de présence d'un code barre sur un document. Selon Issendis, la capacité de lecture de ce type d'information par le LAD v.1 est fiable à 100%.
Outre ces fonctionnalités de classement, le module de LAD d'Office One Documents va également permettre de redistribuer des fax entrant dans l'entreprise. Selon le même principe de recoupement de critères, l'application permet de déterminer le destinataire d'un document qui pourra en prendre connaissance par le biais du système de messagerie intégré dans la solution de GED.
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