Dématérialisation & optimisation des flux.

Un besoin tout-en-un... Centralisation, rationalisation, optimisation, dématérialisation, accessibilité...

Pourquoi soutenir ce projet ?

La pharmacie Agnès PRADEN souhaitait passer au numérique… Le problème identifié pour cette pharmacie : la multiplicité des outils utilisés en interne, et l'absence quasi-totale de dématérialisation.

Aucune centralisation de l’information n’existait :

• un même document numérisé jusqu’à quatre fois par différents services et à l’inverse des documents non-numérisés,

• des collaborateurs nomades n’ayant pas accès aux documents ou à la bonne version des documents,

• absence de traçabilité de sécurité d’accès aux documents,

• aucun processus de travail clairement défini : chaque collaborateur faisait selon sa propre vision des échanges,

• le suivi des dossiers était très compliqué... (litiges-fournisseurs récurrents et entrainants un impact sur la trésorerie dû aux pénalités suite à la perte de documents),

• les coûts d’envois au comptable situé à Paris étaient très élevés (dossiers complets volumineux).

L'objectif a donc été la révision de l’ensemble des processus de circulation documentaire afin de proposer une GED adaptée à la pharmacie : en termes de plugs-in, de modules, du nombre d'utilisateur, ou encore d'espace de stockage dédié.

Rôle du partenaire et interaction avec la marque dans le cadre du projet

REPRO 30 a présenté la solutions e-DocPro aux dirigeants de la pharmacie. Ensuite, EUKLES Solutions est intervenu pour réaliser deux jours d'audit afin de connaître au mieux l'environnement de travail de l'officine :

• Interviews des collaborateurs et des dirigeants sur leurs besoins.

• Constatation des problématiques générales et des points d'améliorations

• Création, validation et mise en oeuvre des process entre les services (Notamment :logistique, comptabilité et achats)

• Formation des collaborateurs par postes  sur l'adaptation des procédures en version numérique...

• Suivi régulier à distance pour les réponses aux premières questions d'utilisations.

Ensuite, EUKLES Solutions est retourné sur place une journée complète un mois après le lancement. Cette journée a permis de réajuster quelques détails dans les process et de percevoir l'avis des utilisateurs. L'avis est sans-appel :  ''un outil simple à utiliser ! " 

Gains techniques et compétitifs apportés au client

Gain de temps & de sécurité

• un seul scan au départ, à réception du document papier puis : Dématérialisation via le connecteur mfp to Cloud : document classé ET renommé automatiquement dans la GED ! 

• La version papier des factures est gérée UNIQUEMENT par la comptabilité pour leurs archives physiques... Tous les échanges, workflow, etc... Se font de manière dématerialisée en quelques clics.

• Suppression des retards de paiement des fournisseurs grâce à des workflows efficaces et suivis. • Contrôle des droits d'accès en fonction des compétences des collaborateurs,

• Utilisation des bannettes virtuelles pour le travail collaboratif .

Réduction des coûts.

• Diminution quasi-totale des impressions et photocopies : l'ensemble des échanges entre services se fait UNIQUEMENT en version numérique via la GED 

• envois postaux des dossiers comptables (paris) supprimés.

Rationalisation du travail & meilleures conditions de travail      

 Recentrage des collaborateurs sur leur coeur de métier : plus aucune perte de temps accordée au classement et à la recherche de documents. Chacun effectue les missions de son métier pleinement !