La Gestion Électronique des Documents (GED) est un enjeu crucial pour les entreprises. Elle permet de centraliser, sécuriser et faciliter l'accès aux documents, ce qui améliore considérablement son efficacité opérationnelle. En quoi l'obligation d'adopter la facture électronique contribuera-t-elle à accélérer son adoption ? Et quel impact l'intégration de l'IA a-t-elle sur ses fonctionnalités ? Tour d'horizon des enjeux avec Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare France, un des leaders du marché de la GED.
Quels sont les défis des entreprises aujourd’hui en matière de GED ?
Deux sujets dominent. Le premier est un sujet légal : la facture électronique. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront réceptionner des factures au format numérique et les grandes entreprises et les ETI devront les émettre. Sur ce point, DocuWare est dans les starting-blocks : nous allons déposer un dossier d'immatriculation PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), nous permettant d’être certifié par l’administration fiscale. C’était une demande forte du marché. C'est la première fois que le monde de la GED disposera d’un véritable booster légal. Jusqu’ici, très souvent, seul l'ERP bénéficiait de tels boosters. Et là, en l'occurrence, avec cette obligation légale, il nous revient de la transformer en opportunité.
Le marché de la GED, qui est encore un marché d’évangélisation avec un taux d'équipement encore faible, devrait devenir un marché plus mature : les demandes spontanées des entreprises devraient se multiplier. C’est un fait très important.
Comment expliquez-vous ce hiatus entre les discours et les faits ?
Tout d’abord, parce que les technologies sont disponibles depuis peu de temps. Ensuite, comme sur de nombreux sujets, les entreprises ne s'y prendront qu’au dernier moment. Un phénomène qu’on a connu lors du passage à l'euro ou l’an 2000.
Il faut s’y préparer car c’est un sujet relativement complexe. Certes, la réception des factures est moins complexe que l'envoi. L’Etat a bien joué en procédant par étapes, en ciblant d’abord la réception des factures, puis en accordant un délai d’un an supplémentaire pour les petites entreprises pour ce qui est de l’envoi.
Enfin, autre booster intéressant : les nouveaux usages suite au COVID, la mobilité et le télétravail. Cela encourage l’usage du numérique – donc, de la GED dans les entreprises.
Autre défi, la sécurité ?
Oui, elle ne figurait pas dans les premières attentes des prospects. Aujourd'hui, elle figure en deuxième ou troisième position, derrière la productivité et la compliance. Etant donné tous les problèmes de cyber sécurité, les entreprises doivent protéger leurs documents et leurs données. Sur ce sujet, DocuWare a obtenu des certifications : la NF552, sur la protection des données personnelles, et la NF203, qui correspond au coffre-fort numérique. Nous sommes peu nombreux à avoir obtenu ces certifications, qui sont de véritables gages de réassurance. DocuWare intègre par ailleurs des paramètres ayant trait à la confidentialité et à la traçabilité des documents, des points de vigilance non négligeables à prendre en compte pour son outil de GED à mon sens.
Deuxième sujet : l'intégration de l'IA. Côté DocuWare, comment l’avez-vous intégrée ? Et quelles avancées a-t-elle créées ?
Effectivement, c’est un sujet crucial. On a annoncé il y a 6 mois l'achat d'une startup, Natif.ai, et qui avait déjà cinq ans d'expérience, 50 clients, 50 collaborateurs, qui traite 5 millions de documents par mois. En octobre, aura lieu une première intégration directe de l’IA dans l'outil DocuWare. Une offre qui constitue une véritable avance par rapport à nos concurrents, car il s’agit de notre propre technologie et qui concerne spécifiquement l’IA documentaire.
Concrètement, quels types de services l’IA rendra-t-elle ?
Le premier concerne l'extraction : il sera possible d’extraire automatiquement, de manière fiable et rapide, les données, quel que soit le type de document. Ce service répond au besoin de classer tous les types de documents (document numérique, courrier électronique, papier) le plus facilement et automatiquement possible dans un système de GED, avec un minimum de gestion manuelle. Cela nous permet de passer un cran au-dessus de ce qu'on appelle une LAD RAD (lecture et reconnaissance automatiques de documents).
Deuxième service : la typologie de documents, c'est-à-dire classer automatiquement et rapidement les documents pour les envoyer dans des process et des workflows différents, qu’il soit courrier, contrat, facture, etc.
Troisième service : la séparation des documents. Dans le cadre d’une GED, aujourd’hui, si vous souhaitez séparer des documents pour les scanners, vous devez le faire avec des feuilles blanches ou des codes-barres. Le système est capable aujourd'hui de les reconnaître et de les séparer automatiquement.
Quatrième service : le cropping. Il sera possible de détourer le document, c’est-à-dire ne conserver que le document en supprimant le bout de bureau ou la table sur laquelle il repose.
Enfin, cinquième service : l'écriture manuscrite. Aujourd'hui, dans de nombreux secteurs, comme l'assurance, les collectivités locales, le transport ou la supply chain, l’utilisation du papier et de l’écriture manuscrite restent dominantes. Il sera possible de reconnaître et classer ces documents automatiquement.
Sur quels cas d’usage l’IA est-elle la plus pertinente en matière de GED ?
L'extraction demeure le sujet qui intéresse d'abord nos partenaires et nos clients. Et notamment un cas d’usage important : la réconciliation entre les commandes et les factures. Dès lors qu'une entreprise a un volume important de commandes et factures, avec une certaine quantité de lignes à l'intérieur, elle devra, à réception de la facture, la rapprocher de la commande. Aujourd'hui, avec une LAD RAD, on y arrive plus ou moins bien. Avec l'intelligence artificielle, il est possible d’aller beaucoup plus loin, en particulier sur des cas complexes. A partir d’un numéro de lot ou de certificat, de factures peu lisibles, l'IA aidera les entreprises à fiabiliser les informations, accélérer le rapprochement des documents, et donc, faire gagner beaucoup de temps aux entreprises.
Autre cas d’usage : l’onboarding. Dans les entreprises, il existe plusieurs formes d’onboarding : salarié, client, fournisseur. Il s’agit le plus souvent d’un formulaire web à compléter, qui nécessite l’ajout de documents qu’il faut reconnaître, séparer et classer de manière automatique. Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, l’entreprise récupère des documents, comme la carte vitale, les diplômes, le permis de conduire, etc. Même chose pour un client ou un fournisseur : il faut récupérer un KBIS, un RIB, etc. A travers ces documents, l’entreprise collecte également des données, qui peuvent être utilisées pour alimenter l'ERP. L’onboarding constitue donc une étape cruciale. Grâce à l’IA, nous pouvons aller plus loin dans l’automatisation de ces processus quotidiens dans de nombreuses entreprises.
Enfin, en matière de sécurité, la détection des fraudes constitue un sujet majeur chez les clients. Il y a de plus en plus de fraudes. L'idée, c'est d’établir la reconnaissance et l’authenticité des documents et des signatures grâce à l’IA.
Donc, en octobre, DocuWare proposera une offre qui intègre complètement l’IA, ce qui n'est pas forcément le cas de nos concurrents, qui doivent faire appel à des outils externes, faire de l'intégration ad hoc ou s’appuyer sur des connecteurs. Nous, nous avons notre propre technologie, ce qui nous permettra de proposer à nos clients des tarifs extrêmement compétitifs.
Quels bénéfices tirer de l'exploitation des services de DocuWare ?
Le premier gain concerne la productivité et le gain de temps, indiscutablement. Le deuxième, c'est la sécurité. Des attentes très fortes se sont exprimées en matière d’authentification et de protection des documents et des données. Autre sujet, consécutif à la mobilité et le télétravail : le fait de pouvoir mieux collaborer sur les documents et d’améliorer la qualité de travail : grâce à l’IA et la GED, il est possible de réduire les tâches fastidieuses de contrôle, et de classement, à faible ajoutée et peu valorisantes pour le salarié. Et de pouvoir se focaliser sur ce qui est important pour l'entreprise.
Exemple : le comptable, en utilisant nos solutions, changera de métier, pour se focaliser davantage sur l'analyse et l’audit. Les tâches traditionnelles du métier de comptable tel qu’on l’entend jusqu’ici sont amenées à disparaître à mon sens.
Auprès de quels types d’entreprises intervenez-vous ?
De grands comptes comme le groupe Yves Rocher ou Nexity, figurent parmi nos clients. Mais notre core business, ce sont les PME et ETI (50 à 5000 employés). C'est là qu'on apporte le plus de valeur. Grâce à notre technologie, ces entreprises vont pouvoir dématérialiser l’ensemble de leurs processus et intégrer la GED avec tous les logiciels du système d’information.
Lesquels ?
Le transport, ou la supply chain, par exemple, secteurs dans lesquels circulent encore beaucoup de documents papier. C’est la même chose pour tous les secteurs dans lesquels il y a du volume d'informations : le retail, le commerce de gros, l'industrie. Ces secteurs ont besoin de davantage d'IA et d'intelligence dans les systèmes.
Dans 70% des cas, le point d’entrée par lequel les entreprises font appel à DocuWare, est la gestion des factures fournisseurs. Notre force, c'est de pouvoir, au-delà des factures, proposer des solutions pour les RH, l’administration des ventes, les processus qualité, la gestion des contrats, etc. C’est ce qu’on appelle la GED transverse permettant de gérer tous les processus d’une entreprise et ainsi tendre vers le zéro papier. C'est vraiment notre ADN. Peu d'outils à l’heure actuelle peuvent aller jusque-là.
En quoi consiste la GED transverse ?
Souvent, il y a une forte dissémination des outils dans les entreprises pour la gestion des factures, de la qualité, des contrats, du recouvrement...Pourquoi ne pas rationnaliser votre système d’information et porter votre réflexion vers un outil unique pour répondre à l’ensemble de ces besoins. Et qui s'interconnecte avec les outils existants, via des systèmes d'API, des connecteurs standards en particulier pour les ERP, des plateformes d'interopérabilité.
C’est pour cela que nous accompagnons essentiellement des sociétés de plus de 20 collaborateurs, c’est-à-dire celles qui commencent à avoir une véritable organisation et des processus internes.
Quels sont vos partenaires privilégiés ?
Nos efforts portent sur les pure players et les intégrateurs d’ERP. Ces professionnels sont les plus à même de répondre aux nombreuses demandes des entreprises. Sur la quinzaine de partenaires recrutés en 2024, la moitié sont des intégrateurs d’ERP : ACS à Angers ; Inetum, premier intégrateur X3 en France ; Eskape qui fait du business central ; Inforope, intégrateur Sage, très orienté production.
Docuware sera présent au salon Solutions les 9 et 10 octobre 2024, stand H10
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