Un subtil mélange d'ingrédients
C'est toujours en plein milieu de l'hiver, avec l'envie de voir revenir au plus vite les journées ensoleillées, que naît dans les directions commerciales et marketing un projet ... enthousiasmant : « Et si on organisait un Tour de France » ! L'objectif est toujours identique : renforcer les relations commerciales entre revendeurs, fournisseurs et bien sûr le grossiste, en proposant un espace d'échange convivial. A beau projet, grosse préparation. Ce projet implique bon nombre de services de l'entreprise : de l'équipe commerciale qui informe les clients des dates du Tour de France, en passant par le service marketing qui coordonne le projet, jusqu'aux employés du stock qui préparent et expédient le matériel sur chacune des villes-étapes.
Le choix de la recette
Quels thèmes aborder ? Quels intervenants doivent participer et quelles sont leurs disponibilités ? Dans quelles villes allons-nous nous déplacer ? Quel sera le calendrier ? Autant de questions auxquelles il faut répondre pour être prêt à « communiquer sur l'événement ». Comme en cuisine, il faut arriver à marier harmonieusement les ingrédients et essayer de connaître les goûts de ses invités pour leur faire plaisir et partager un agréable moment.
Le premier travail consiste à bien définir les offres que nous souhaitons présenter et sur lesquelles nous avons toute légitimité pour apporter des solutions aux revendeurs IT. A ce stade, il est nécessaire de choisir une formule pour chaque journée étape : stands, démos, conférences ... parfois un mélange de tout ça. Certains sujets nécessitent des supports différents ou plus de temps pour être bien expliqués. C'est par exemple le cas de thèmes comme la Sécurité Informatique ou la Vidéosurveillance.
C'est ainsi que nous prenons contacts avec nos différents fournisseurs pour leur présenter le projet. Rapidement se dessine le plateau des partenaires qui prendront part au « Tour de France ». En fonction des disponibilités de chacun et après avoir identifié les périodes « peu propices » (vacances scolaires, dates d'autres événements IT...), il ne reste donc qu'à fixer les villes-étapes et les dates. Quel casse-tête ! Chaque commercial, aura évidemment une ville-étape dans son secteur et il faudra rajouter quelques dates pour avoir un maillage cohérent de l'hexagone. Au total de 8 à 10 journées réparties sur 2 à 3 mois, pour un démarrage en mai.
« Pourquoi ne venez-vous jamais dans ma région ? »
Quelques visiteurs de notre stand durant le dernier IT Partners, nous ont apostrophés sur le choix des villes que nous faisons : « C'est bien de faire un Tour de France, mais pourquoi ne venez-vous jamais dans ma région ? » Outre les contraintes budgétaires qui empêchent de multiplier les dates, il faut aussi choisir des lieux qui permettront d'accueillir un maximum de d'invités et d'intervenants au vue des conditions de transport vers la ville-étape,. Les lieux choisis doivent être faciles d'accès et offrir des prestations adaptées à une rencontre professionnelle (restauration, parking, accès Internet, facilité de livraison du matériel...).
Autre élément qui explique les choix que nous devons faire : l'agenda de nos fournisseurs est toujours bien rempli. Il est donc difficile de bloquer simultanément plusieurs constructeurs durant plusieurs journées. L'intérêt d'un Tour de France passe aussi par la présence des marques et il n'est pas question de faire une journée sans un nombre significatif de fournisseurs.
Branle-bas de combat en coulisses
Une fois le thème définit, les intervenants choisis, les dates et lieux arrêtés, c'est à une foule de détails qu'il faut prêter attention :
Réaliser les invitations et supports de communication puis les diffuser intelligemment (timing, quels canaux de diffusion ? : mailing, site web, presse, ...)
Choisir les produits qui seront présentés, préparer les colis à expédier, programmer l'enlèvement du matériel au lendemain de la journée-étape pour les expédier sur la prochaine date.
Prévoir la documentation nécessaire
Pour l'équipe qui animera chaque journée : réserver les billets d'avion, les hôtels ...
Gérer les inscriptions, envoyer les plans d'accès aux inscrits et intervenants
Valider les menus pour les repas ou cocktails avec le prestataire.
Alors, « viande » ou « poisson » ? quel choix cornélien ...
Et la liste n'est pas exhaustive !
Mettre la main à la pâte
Début Mai. C'est enfin la première date. Chaque exposant est en place et les premiers invités commencent à arriver. « Café d'accueil » à la main, les premières questions des visiteurs jaillissent, et chaque intervenant fera de son mieux durant toute la journée pour présenter son produit ou apporter le meilleur conseil possible.
Quelques dizaines de documentations distribuées plus tard, il est temps de démonter le matériel et de préparer les colis qui seront récupéré le lendemain destination : prochaine ville-étape.
Voilà, le tour de France est lancé. Ces journées sont faites pour les revendeurs et une chose est sûre : tous les intervenants prennent un plaisir immense à venir rencontrer les professionnels IT lors de toutes ces journées.
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